malawapati.com - Jejak demokrasi sangat penting untuk dikelola dengan baik kearsipannya, untuk itu Bawaslu Kabupaten Bojonegoro berupaya mewujudkan tata kelola kearsipan yang tertib, akuntabel, dan sesuai ketentuan perundang-undangan.

Dengan bertajuk “Penyusutan Arsip sebagai Upaya Mewujudkan Tata Kelola Kearsipan yang Tertib, Akuntabel, dan Sesuai Ketentuan Perundang-Undangan” yang digelar secara luring dan daring di Media Center Bawaslu Kabupaten Bojonegoro, Selasa (9/6).

Ketua Bawaslu Kabupaten Bojonegoro Handoko Sosro Hadi Wijoyo menjelaskan bahwa arsip bukan sekadar tumpukan dokumen yang disimpan di ruang penyimpanan. Lebih dari itu, arsip merupakan bagian penting yang merekam perjalanan sejarah, identitas lembaga, sekaligus menjadi bukti akuntabilitas dalam setiap pelaksanaan tugas pengawasan pemilu.

“Bicara mengenai arsip, ada tiga hal yang menjadi konsentrasi kita bersama, yakni aspek filosofis, urgensi, dan konteks masa depan. Arsip adalah jangkar sejarah. Identitas suatu bangsa maupun lembaga tercatat dengan rapi melalui arsip. Mengabaikan arsip sama saja dengan menghapus jejak perjuangan kita sendiri,” ujar Handoko.

Ia menambahkan, setiap keputusan dan penggunaan anggaran yang bersumber dari uang rakyat harus dapat dipertanggungjawabkan. Karena itu, pengelolaan arsip yang baik menjadi salah satu indikator penting dalam menjaga akuntabilitas lembaga.

“Jangan sampai pengawas pemilu sukses menyelenggarakan pemilu, tetapi penyelenggaranya sendiri tidak sukses dalam aspek akuntabilitas. Arsip yang akuntabel adalah arsip yang bermakna. Ke depan, arsip yang telah kita susun harus menjadi manuskrip perjalanan pengawasan pemilu di Kabupaten Bojonegoro dan menjadi referensi bagi generasi berikutnya,” tegasnya.

Koordinator Divisi SDMO Bawaslu Provinsi Jawa Timur, Nur Elya Anggraini, memberikan apresiasi atas capaian Bawaslu Kabupaten Bojonegoro dalam pengelolaan arsip.

“Bawaslu Kabupaten Bojonegoro merupakan salah satu yang terbaik dalam pengelolaan arsip di Provinsi Jawa Timur. Arsip yang lengkap belum tentu terkelola secara optimal apabila masih tersebar di berbagai divisi dan subbagian. Komitmen kita adalah mewujudkan satu tempat, satu data,” ungkap Ely.

Ia mengingatkan bahwa setiap dokumen yang diciptakan membawa tanggung jawab hingga akhir siklus hidup arsip tersebut, baik melalui pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan kepada lembaga kearsipan. Menurutnya, arsip yang memiliki nilai sejarah harus tetap terjaga meskipun bentuk fisiknya dimusnahkan.

“Jangan sampai arsip yang memiliki nilai sejarah ikut hilang. Jika secara fisik harus dimusnahkan, maka secara digital harus tetap diselamatkan. Dari arsip itulah generasi berikutnya dapat memahami bagaimana sejarah dan perjalanan demokrasi bangsa ini dibangun,” jelasnya.

Ely juga menitipkan tiga pesan penting kepada jajaran Bawaslu. Pertama, menjadikan urusan kearsipan sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari pengelolaan sumber daya manusia. Kedua, membangun tim kecil yang fokus menangani arsip. Ketiga, mengerjakan penataan arsip secara bertahap dan konsisten.

“Kalau hari ini kita bisa menyelesaikan satu laci arsip, kemudian dilakukan secara terus-menerus dengan ketelatenan, maka perlahan gudang arsip yang tertata akan menjadi kenyataan,” katanya.

Koordinator Divisi SDMO dan Diklat Bawaslu Kabupaten Bojonegoro, H. Moch Zaenuri, memaparkan pentingnya penyusutan arsip sebagai bagian dari pengelolaan arsip yang profesional dan berkelanjutan.

Ia tekankan  pada tujuan menjaga efisiensi ruang penyimpanan, mendukung akuntabilitas lembaga, serta melestarikan dokumen yang memiliki nilai sejarah. Terlebih, volume arsip yang dihasilkan dalam setiap tahapan pemilu dan pemilihan tergolong sangat besar.

Sementara Arsiparis Bawaslu Republik Indonesia, Irfa Ulwan, dalam pemaparannya menjelaskan secara rinci proses pengendalian arsip dinamis yang mencakup penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip.

Ia menekankan pentingnya pemahaman terhadap Jadwal Retensi Arsip sebagai pedoman utama dalam menentukan masa simpan dan tindakan terhadap arsip yang dimiliki lembaga.

“Salah satu kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip adalah kemampuan membaca Jadwal Retensi Arsip. Retensi baru berjalan setelah berkas ditutup. Karena itu, pemahaman terhadap siklus hidup arsip menjadi hal yang sangat penting dalam proses penyusutan,” jelas Irfa.

Selain memaparkan prosedur pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip statis, Irfa juga menyampaikan perkembangan proses usul pemusnahan arsip Bawaslu Kabupaten Bojonegoro yang telah memasuki tahap penerbitan surat keputusan oleh Sekretaris Jenderal Bawaslu RI dan telah memperoleh tanggapan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Kegiatan berlangsung interaktif melalui sesi diskusi yang diikuti peserta dari berbagai Bawaslu kabupaten/kota di Jawa Timur. Beragam pertanyaan disampaikan, mulai dari pengelolaan arsip yang belum teridentifikasi dalam Jadwal Retensi Arsip, pengarsipan dokumen elektronik melalui aplikasi Srikandi, hingga mitigasi risiko terhadap arsip yang memiliki nilai hukum agar tidak ikut termusnahkan.

Melalui forum ini, peserta memperoleh pemahaman yang lebih komprehensif mengenai tata kelola arsip, prosedur penyusutan, serta pentingnya membangun budaya tertib arsip di lingkungan Bawaslu.

·         Penulis         : Rinna H.

·         Editor            : Moh. Junni.